چرا باید شهرداری الکترونیک باشد و نظام یکپارچه شهرداری را بین سازمانها به وجود آورد

چرا باید شهرداری الکترونیک باشد ؟و نظام یکپارچه شهرداری با سازمانها را به وجود آورد

نوشتاری از مهندس عادل سعیدی پور  مدرس دانشگاه ، فوق لیسانس مهندسی صنایع

وقتی صحبت از شهر الکترونیک می کنیم نیاز است بدانیم در شهرهای معمولی چه کارهایی انجام می شود و آیا آن کار ها را می توان به طریقی غیر از روش سنتی انجام داد یا نه؟تقریبا تمام کارهای ما در شهرها به یکدیگر وابسته اند و نمی توان کاری را بدون هماهنگی چند زیرساخت انجام داد. مثلا برای یک خرید ساده از یک فروشگاه عمومی به این وابسته هستیم: وقت خود و ساعت کار فروشگاه، موقعیت مکانی خود و فروشگاه، مسیر بین خود و فروشگاه، نوع کالای مورد نیاز و نوع موجودی فروشگاه، حجم مشتریان فروشگاه و قابل پیش بینی نبودن این مورد و صدها نوع نیاز دیگر.

در شهر الکترونیک مزیتی است که در شهر های سنتی نمی توانیم کیفیتی اینچنینی را بیابیم. به عنوان مثال اگر شما پولی همراه نداشته باشید کمتر سارقی قصد نزدیک شدن به شما را دارد یا اگر برای کارهای روزمره کمتر از خانه خارج شوید، احتمال تصادف یا مشکلات از این دست کمتر می شود. امنیتی که در پرداخت ها و انتقال وجوه در شکل الکترونیکی آن است این امکان را می دهد تا بر تمام فعالیت های مالی خود نظارت داشته باشید یا استفاده از سیستم های حسابداری آنلاین اختلاف حساب ها را در کمترین زمان ممکن کشف و از سایر زیان های آن جلوگیری می کند

شهر و خدمات الکترونیک می تواند با کم کردن هزینه ها و ایجاد نظم اقتصادی این امکان را برای کشور ایجاد کند تا سرمایه های ملی را با حداکثر بهره وری استفاده کند و هزینه های جانبی را که می توان در آن صرفه جویی کرد، کاهش داد تا سرمایه در جای خود قرار گیرد و به رشد اقتصادی و صنعتی کشور کمک کند

شهرداری الکترونیک ، سازمانی است که با بهره گیری از فناوری اطلاعات ، خدمات خود را در حوزه وظایف شهرداری به صورت سریع ، قابل دسترس و امن به شهروندان ارائه می کند .خدمات این شهرداری به صورت ۲۴ ساعته و فارغ از محدودیت های زمانی و مکانی در  شهر واقعی است.

همان طور که گفتیم نیاز اصلی شهر الکترونیک، ارتباط است و همین ارتباط است که به شهر الکترونیک معنا می بخشد. پس بدون ارتباط سالم، کامل و امن، فکر این شهر را از سر بیرون کنیم. داشتن لینک ارتباطی، خود نیازهای دیگری را ایجاد می کند. یعنی برای استفاده از یک ارتباط هر دو طرف ارتباط نیز باید دارای امکان سرویس دهی متقابل باشند که نیاز است هم سرورهای میزبان، امکانات امنیتی و نرم افزاری را فراهم کنند و هم اشخاصی که به آن وصل می شوند باید امکان استفاده از خدمات آن را داشته باشند. این امکانات شامل داشتن لینک ارتباطی استاندارد، سخت افزار مناسب، نرم افزارهای روز آمد و سیستم عامل های قدرتمند است. نیاز دیگر این شهرها، قانون است، یعنی برای شهری که تمام امکانات آن از نوعی متفاوت است باید قوانینی متناسب با آن تدوین شود و ناظران بتوانند بر دستگاه های اجرایی اعمال قدرت کنند. نیاز اصلی یک شهر الکترونیک که حتی مهم تر از ارتباط است چیزی است از جنس خودمان یعنی فرهنگ. برای زندگی در هر اجتماعی اگر فرهنگ حضور در آن را نداشته باشیم نمی توانیم از مزایای واقعی آن بهره مند شویم

شهر الکترونیک بر خلاف چیزی که در فیلم های علمی ـ تخیلی نشان داده می شود لزوما شهری شلوغ، بدون گیاه و پر از کابل های مخابراتی نیست. شهر الکترونیک می تواند یک شهرک ساکت با طبیعت زیبا را تداعی کند که در آن از فروشگاه های متعدد و رنگارنگ خبری نیست یا اداره های دولتی و خدماتی به ندرت دیده می شوند، چرا که این فروشگاه ها و دیگر مراکزی که گفتیم مجازی سازی شده اند و آرامش، جای شلوغی شهر را گرفته است؛ پس مزیت دوم شهر الکترونیک، آرامش است.

ضرورت ایجاد شهرداری الکترونیک
در دنیای امروز که هر بیشتر به سمت ماشینی شدن قدم می گذاریم دیگر روابط چهره به چهره و مستقیم نمی تواند پاسخگوی مشکلات ما باشد در شهرهای امروز ما با افزایش جمعیت ودر نتیجه آن افزایش ترافیک شهری رو به رو هستیم از آنجا که کاغذ بازی های پیشین نمی تواند روشی مناسب در جهت رسیدگی به کارهای اداری شهروندان باشد از این سازمان های مهم نظیر شهرداری ها در شهرهای بزرگ که به نوعی قلب تپنده شهرمحسوب می شوند باید دست از روش های پیشین برداشته و وارد دنیای الکترونیک و مجازی شوند

ویژگی ها و مزایای شهرداری الکترونیک

• حذف پرونده های کاغذی و تبدیل آن به اطلاعات دیجیتالی .
• حذف بخش های مربوط به پاسخگویی تلفنی در سازمان.
• توجه به ارتباطات الکترونیک و لزوم به کارگیری آن در بخش های پاسخگویی.
• ایجاد محلی برای تبادل نظرات شهروندان درباره عملکرد شهردار و سازمان شهرداری.
• پرداخت عوارض های مربوط به نوسازی و … از طریق اینترنت.
• حذف روند های مربوط به پرونده های شهرداری و کاهش افزایش رفت وآمد فیزیکی به سازمان.
• اطلاع رسانی روزبه روز فعالیت های شهرسازی وامور مربوط اهواز
• شفاف سازی قوانین و فعالیت های مربوط به شهر
• تهییه بانک اطلاعاتی شهر و شهرداری
• ایجاد یک سامانه متمرکز بین تمام سازمان های شهرداری
• ایجادیک بستر برای خدمات نظارتی ساختمان از ابتدا پروانه ساخت تا انتها تا پایان کار به صورت سیستماتیک
• ساماندهی مشاغل و میدان های تره باروخشکباروحمل پسمانده ها به صورت سازمان یافته

استقرار شهرداری الکترونیکی مزیت های بسیاری خواهد داشت که عمده ترین آن ها عبارتند از:

• ایجاد زیرساخت ارتباطی مطلوب و مناسب برای شهر
• فراهم آوردن و ایجاد بستر و کانال های آموزشی
• بهبود کیفیت زندگی مردم با پاسخ به نیازهای آنان
• ارائه و سعی بر ارائه خدمات یک مرحله ای
• تقویت محیط رقابتی شهر
• تسهیل تعاملات و ارتباطات بین سازمانی
• دسترسی۲۴ ساعته به خدمات شهری
• افزایش مشارکت مردمی در اداره شهری
• کاهش مقوله ترافیک شهری
• ایجاد یک سیستم مدیریت اطلاعات جامع برای مدیران سازمان های شهری
• صرفه جویی در منابع شهری
• کاهش هزینه های فعالیتهای اداره و امور شهری
• کاهش فساد اداری و صحت و اعتبار عملکرد کارکنان
• سامانه های اطلاع رسانی و افزایش آگاهی مردم
• عدم یکپارچگی اطلاعات در سازمان و مشکلات ناشی از آن، سازمان ها را به استفاده از سیستم یکپارچه سوق می دهد. مشکلاتی نظیر:
  – ذخیره سازی اطلاعات تکراری در سیستم های پراکنده سازمان
  – ورود مجدد اطلاعات موجود در سیستم ها
  – تبدیل اطلاعات یک سیستم به منظور استفاده در سیستم یا سیستم های دیگر
  – توسعه، بروزرسانی و رفع مشکلات برنامه های مختلف که با کدهای منسوخ شده توسعه یافته اند.
  – برنامه نویسی برای ایجاد ارتباط بین سیستم های مختلف برای تبادل خودکار اطلاعات در بین آن ها
  – عدم وجود ارتباطات اثربخش بین واحدهای مختلف
  – عدم دسترسی به اطلاعات مناسب در موقع مناسب که سبب تصمیم گیری های مهم مدیریت به صورت شهودی می شود.
  برخی از اهداف یکپارچه سازی (فرآیندها ، برنامه ها و داده ها) عبارتند از :
  – استفاده از یک بستر مناسب برای استقرار شهرداری الکترونیکی و مدیریت مشارکت شهروندان .
  – استفاده مناسب از قابلیت ها و ابزارها و تجهیزات فناوری اطلاعات درجهت پیاده سازی شهرداری الکترونیکی .
  – دسترسی سریع به اطلاعات دقیق و صحیح و به روز با انجام تعاملات لازم بین نرم افزارها و داده ها .
  – ایجاد یک پایگاه اطلاعاتی مطمئن برای انجام ممیزی های مختلف و ارزیابی عملکرد .
  – جلوگیری از افزونگی داده ها با کاهش تعداد دفعات وارد کردن داده ها .
  – امکان استفاده بهینه از کلیه فرآیندها و اجزاء مختلف سیستم ها

مهم ترین چالش های ایجاد شهرداری الکترونیکی:

در دنیای کنونی رشد فناوری اطلاعات موجب شده تا سازمان ها، چارچوب فعالیت های خود را با این فناوری هم راستا نمایند. از این رو سازمان های بزرگ و مهم نظیر شهرداری ها که قلب تپنده شهر محسوب می شوند، باید خود را با دنیای الکترونیک و مجازی هماهنگ نمایند .اما ورود به این عرصه به سادگی میسر نمی باشد و این تغییر فرایند چالش هایی را نیز به همراه خواهد داشت. از جمله چالش های فرارو می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
-تغییر کند فرآیندهای سنتی به فرآیندهای روند دار
– حمایت و پشتیبانی نامناسب مدیران ارشد
– نبود تشکیلات و فرآیندهای مناسب مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان های شهری
– حرکت بدون برنامه ریزی
– سطح پایین اعتقاد به استفاده از استانداردهای بین المللی
– عدم انجام ارزیابی مناسب عملکرد فاوا در سازمان ها
– عدم تخصیص بودجه کافی برای اجرای پروژه ها
– مقاومت سازمانی
– وابستگی پروژه های ICT به همکاری نیروهای انسانی
– ضعف در شناسایی و انتخاب پیمانکار
– پایین بودن سطح انگیزه پرسنل تخصصی ICT شهرداری
– دشواری جذب نیروهای متخصص
– زیرساختهای غیر فنی شامل فرهنگ سازی، آموزش، منابع انسانی، تدوین برنامه فناوری اطلاعات و ارتباطات

اما چه معایبی میتواند دادشته باشد

شهر الکترونیک نمادی از زندگی مدرن است و زندگی مدرن نیز مشکلات خاص خود را به همراه دارد. بیماری هایی که با نام بیماری های تمدن شناخته شده اند در این شهرها بیشتر دیده می شوند. مشکلات عاطفی و افسردگی، یکی دیگر از معایب این شهر است، چرا که برخوردها، دید و بازدیدها و روابط انسانی، مجازی سازی می شود و شادابی را از کاربران آن می گیرد. وابستگی بالا به تکنولوژی نیز یک مشکل بزرگ این نوع زندگی است، یعنی اگر زیرساخت دچار مشکل شود به نوعی تمام امور زندگی مختل می شود. هزینه بالا برای پیاده سازی این نوع شهرها یکی دیگر از معایب آن به شمار می رود

حاصل نتیجه گرایی برای خدمات و زیر ساخت و بستر های الکترونیک

با توجه به این که شهرداری نزدیکترین نهاد به مردم در زمینه ارائه خدمات عمومی و رفاهی است لذا با توسعه شهرداری الکترونیک زمینه ایجاد مدیریت یکپارچه شهری و در نهایت کوچک سازی دامنه فعالیت های دولت فراهم می شود و می توان انتظار داشت که این قبیل نهادها در قبال عملکرد خود احساس مسئولیت بیشتری داشته باشند. بر همین اساس کارشناسان، مدیران و سیاستگذاران شهرداری های کشور باید به وسعت، کارایی و اهمیت دستاوردهای حاصل از به کارگیری صحیح و اصولی این گونه فناوری ها توجه بیشتری نموده و در جهت بکارگیری آن ها عزم جدی تری داشته باشند. علی رغم این که سالیان متمادی از روند توسعه فناوری اطلاعات در کشورهای توسعه یافته می گذرد و در عصر کنونی کشـورهـای توسعه یافته پروژه الکترونیکی شدن شهرها را به طور کامل طی کرده اند اما در اکثر کشورهای در حال توسعه مانند ایران  و شهراهواز هیچ روند منظم و منسجمی برای پیاده سازی پروژه هایی با این اهمیت وجود نداشته است. عامل اصلی این کاستی ها، پایین بودن سطح آمادگی الکترونیکی جامعه برای پذیرش و استفاده از فناوری های نوین اطلاعات است. یکی از بهترین راهکارها جهت تسریع توسعه شهرهای الکترونیکی در کشور دخالت دادن بیش از پیش بخش خصوصی در توسعه شهرهای الکترونیکی و کاربردهای آن در کشور می باشد. لذا در راستای تحقق سیاست‌های کلی اصل ۴۴، با تکثیر و توزیع امکانات شرکتها و سازمان های دولتی در این حوزه بین شرکت های بخش خصوصی، می‌توان امیدوار بود تا افق های تازه ای در راه توسعه فناوری های نوین باز شود. از طرفی برگزاری کنفرانس‌ها و سمینارهای مختلف برای معرفی دستاوردهای جدید و مطالعه و بررسی دستاوردهای بکارگیری این تکنولوژی ها در سایر نقاط جهان و استفاده از نقطه نظرات کارشناسان امر در این حوزه بسیار مؤثر و سازنده خواهد بود